Thursday, November 22, 2007

วาระ

ตั้งชื่อเรื่องเล่นคำตามกระแสส่งเสริมการขายของพรรคการเมือง พอขำขำ แต่ไม่ใช่ 'วาระประชาชน' หรือ 'วาระแห่งชาติ(ใคร)' แต่เป็น 'วาระการประชุม' โดยเฉพาะการประชุมของระดับผู้บริหารในองค์กร -- ย้ำว่าเป็นเพียงข้อสังเกตส่วนตัว จากประสบการณ์ตรง ไม่ใช่สาระ หรือบทสรุปขององค์กรทั่วไป เพราะแต่ละที่แต่ละแห่ง ล้วนมีความแตกต่างหลากหลาย

ผมคิดว่า วาระการประชุม รวมทั้งเนื้อหาในที่ประชุม โดยเฉพาะการประชุมประจำสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน จะเป็นตัวบ่งบอก และชี้วัดถึงสถานการณ์ของหน่วยงาน ขององค์กร ได้ค่อนข้างชัดเจน ไม่ได้หมายความว่าองค์กรใดที่มีแต่วาระซึ่งเกี่ยวข้องกับปัญหา จะมีสถานการณ์ไม่สู้ดีนะครับ (แค่มีแนวโน้ม) เพียงแต่ให้สังเกตว่ามันเป็นเรื่องเดิมๆ เก่าๆ พูดกันแล้วพูดกันอีก เคยมีข้อสรุป แล้วยังมีคนนำกลับเข้ามาเป็นวาระอีก อย่างนี้เรียกได้ว่า "องค์กรไม่เรียนรู้" เพราะขาดการจัดการความรู้ที่เหมาะสม ไม่ได้อะไรเลยจากการประชุม

รายงานการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งเนื้อหา รายละเอียดต่างๆ จากการโต้เถียงกันของผู้เข้าร่วมประชุม ส่วนใหญ่จะเป็นความรู้ มีประเด็นที่มองต่างมุม แต่จะมีคุณค่าหรือไม่ อยู่ที่ 1) การบันทึก ครบถ้วนในประเด็นหรือเปล่า 2) ได้รับการเผยแพร่(ถ้าไม่ใช่เรื่องลับ) ไปสู่ผู้เกี่ยวข้องหรือยัง ไม่เฉพาะผู้ร่วมประชุม และ 3) ต้องมีการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ เช่น กรณีของศาลยุติธรรม ที่หลายๆ ครั้งคำตัดสินในอดีต ถูกนำมาเป็นบรรทัดฐานในการพิจารณาคดีในปัจจุบัน

การเก็บรวบรวมรายงานการประชุม เพื่อให้สามารถเข้าถึง และนำกลับมาใช้อ้างอิงได้ง่ายๆ เป็นหนึ่งเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม ถ้าอยากจะเป็น องค์กรเรียนรู้

พยายามอย่าประชุมกันพร่ำเพรื่อเลยครับ ลองนั่งคิดดูสิว่าที่ผ่านมา ใช้เวลาหมดไปกับการประชุมที่ไร้คุณค่า มากน้อยแค่ไหน -- เรื่องที่จะประชุม ควรพิจารณาก่อนว่า เข้าเงื่อนไขประมาณนี้หรือเปล่า
  • เป็นเรื่องที่เป็นผลประโยชน์หรือส่งผลกระทบต่อส่วนรวม
  • ทำให้ต้องขอความคิดเห็นจากส่วนรวม
  • และต้องมีการตัดสินใจ(ของส่วนรวม) เพื่อหาข้อสรุปที่จะดำเนินการต่อไป

ขอจบดื้อๆ ด้วย Tip จาก Mind Tools - Running Effective Meeting & Writing Meeting Minutes

Stop for a minute to consider the hourly cost to your organization of the people attending your meeting. You'll realise that calling a meeting is expensive, so it's important to ensure that every person attending and every minute of your meeting adds value. So don't invite people who won't participate but will simply report back to their boss or team (sending a copy of the minutes will be a more effective way of achieving this). Equally, don't use meetings to tell people things that could be communicated just as effectively by email or memo.

No comments: